메일 하단의 서명 이미지에만 전화번호가 있으면 이미지가 보이지 않는 환경에서 연락처를 찾기 어려울 수 있습니다. 번호를 직접 옮겨 적어야 하는 사람도 생깁니다. 전화 안내는 본문이나 서명에 텍스트로 함께 제공하고 어떤 문의를 받는 번호인지 밝힙니다. 보기 좋은 서명과 실제 연락에 필요한 정보를 별도로 확인하는 것이 좋습니다.
연락 가능한 시간은 번호 가까이에 표시합니다. 메일을 읽는 시점과 발송한 시점이 다르므로 지금 연락해 달라는 표현보다 확인된 응대 범위를 설명하는 편이 분명합니다. 휴무나 임시 변경이 있는 경우 현재 기준을 반영합니다. 전화가 어려운 시간에 메일 회신을 이용할 수 있다면 그 경로와 확인 방식을 실제 운영에 맞게 안내합니다.
전화 연결 기능을 제공한다면 화면에 보이는 번호와 연결되는 번호가 같은지 대조합니다. 휴대전화에서 눌렀을 때뿐 아니라 컴퓨터에서 텍스트를 읽고 복사하는 경우도 확인합니다. 대표 번호와 담당자 번호를 함께 적었다면 각각의 용도를 구분합니다. 전달된 메일에서도 오래된 담당자에게 연락하게 되지 않는지 서명과 본문의 역할을 살펴볼 필요가 있습니다.
발송 전에는 이미지가 빠진 상태와 작은 화면에서 내용을 읽어봅니다. 번호, 연결 대상, 시간 정보가 모두 남아 있는지 확인합니다. 담당자가 바뀌면 서명 양식뿐 아니라 반복해서 쓰는 메일 본문도 점검합니다. 메일의 전화 안내는 장식적인 연락처 표시에 머물지 않고 수신자가 어느 번호로 언제 연락하면 되는지 스스로 판단할 수 있도록 구성해야 합니다.