보도자료의 인용문은 말한 내용을 읽기 쉬운 문장으로 정리하는 과정이 필요할 수 있습니다. 하지만 군더더기를 덜어내는 일과 주장을 강화하는 일은 다릅니다. 가능하다고 말한 내용을 반드시 된다고 바꾸거나 없던 수치를 넣으면 발언의 의미가 달라집니다. 녹취나 확인한 원발언과 수정안을 나란히 두고 조건과 강조가 유지되는지 살펴봅니다.
짧게 줄일 때에는 앞뒤 맥락도 확인합니다. 특정 상황에 대한 답을 떼어 일반적인 입장처럼 보이게 만들지 않습니다. 일부 표현이 불분명하면 편집자가 자연스러운 뜻을 임의로 채우기보다 화자나 확인 담당자에게 질문합니다. 직접 인용으로 남길 필요가 없는 내용이라면 사실 설명으로 정리할 수 있는지 검토하되 발언과 작성자의 설명을 구분합니다.
정리한 문장은 실제 배포할 형태로 확인받는 편이 좋습니다. 문구와 함께 이름, 소속, 직책을 보여주고 배포 시점에 맞는 표기인지 확인합니다. 이전 자료에서 가져온 소개가 현재도 맞는지는 별도의 점검 대상입니다. 회신에는 어느 문장을 확인했는지 남겨 이후 수정안과 혼동되지 않도록 합니다.
확인이 끝나지 않은 인용문은 완료한 문장과 상태를 나누어 관리합니다. 일정 공지처럼 인용문 없이도 사실 전달이 가능한 자료라면 본문을 독립적으로 준비할 수 있습니다. 확인 뒤 제목이나 앞뒤 설명을 바꿨다면 인용의 의미가 달라지지 않았는지도 다시 읽습니다. 인용문은 분위기를 채우는 장식보다 실제 발언을 정확하게 전달하는 내용으로 다루어야 합니다.