자막을 만드는 사람이 바뀔 때마다 줄 수와 문장 끝맺음이 달라지면 영상의 읽는 흐름도 흔들립니다. 규칙 문서는 숫자를 나열하기 전에 어떤 뜻을 한 묶음으로 보여줄지 정하는 데서 시작할 수 있습니다. 문장이 길면 자연스러운 의미 경계에서 나누되, 조건과 결론이 너무 멀리 떨어져 다른 뜻으로 읽히지 않도록 기준을 적습니다.
말을 글로 옮길 때 덜어낼 범위도 정합니다. 반복된 말버릇은 정리할 수 있지만 부정 표현, 가능성을 나타내는 말, 숫자와 대상은 함부로 빼지 않습니다. 들리지 않는 부분을 문맥으로 추측해 확정하지 않고 확인 대상으로 남깁니다. 고유명사와 전문 용어는 기준 표기를 찾아 원고와 맞추고, 화면에 이미 표시된 이름과도 대조합니다.
노출 시간은 자막을 읽고 화면을 볼 여유가 있는지 실제 재생으로 확인합니다. 글자 수가 같은 자막이라도 낯선 용어나 복잡한 숫자가 있으면 읽는 부담이 다를 수 있습니다. 자료 화면의 제목이나 중요한 장면을 자막이 가리는 구간도 살펴봅니다. 줄을 줄이는 것만으로 해결되지 않으면 자막 위치나 장면 구성을 함께 조정합니다.
완성한 지침에는 좋은 예와 수정이 필요한 예를 함께 넣습니다. 자막 파일은 시간 정보가 있으므로 본문 원고를 바꾼 뒤 해당 구간도 확인해야 하는지 표시합니다. 최종본은 소리를 켠 상태와 끈 상태에서 모두 읽어 의미가 유지되는지 검수합니다. 이런 과정을 문서에 남기면 편집자가 바뀌어도 같은 판단을 이어가기 쉽습니다.