주어가 빠졌다는 이유로 문장마다 담당자를 넣으면 처리 방식이 달라질 수 있습니다. ‘접수 번호가 표시됩니다’를 ‘담당자가 접수를 확인합니다’로 바꾸면 화면 표시가 사람의 검토를 뜻하게 됩니다. 문장을 능동형으로 만드는 것보다 실제로 일어나는 일을 그대로 전달하는 것이 먼저입니다. 누가 했는지보다 어떤 상태가 생겼는지를 알려야 하는 문장도 있습니다.
가상의 절차를 모두 주어로 채운 초안은 ‘이용자가 양식을 보냅니다. 시스템이 번호를 표시합니다. 담당자가 내용을 검토합니다. 담당자가 필요한 자료를 요청합니다’가 될 수 있습니다. 이대로도 역할은 보이지만 마지막 주어는 거듭됩니다. ‘양식을 보내면 접수 번호가 표시됩니다. 담당자는 내용을 검토한 뒤 필요한 자료를 요청합니다’로 묶으면 절차를 유지하면서 반복을 덜 수 있습니다.
이 수정문은 실제로 번호 표시 뒤 사람의 검토가 이어지는 경우를 가정합니다. 번호가 생긴 것만 확인한 상태라면 담당자의 검토 문장을 덧붙여서는 안 됩니다. 또한 자동 알림을 받았다고 승인까지 끝났다는 뜻은 아니라면 상태 이름을 정확히 남깁니다. 수동적인 문장이 언제나 불명확하고 담당자를 넣은 문장이 언제나 정확한 것은 아닙니다.
마지막으로 초안과 수정문에서 약속한 일을 하나씩 비교합니다. 단순 표시가 검토로, 검토가 승인으로 바뀌지 않았는지 확인합니다. 이용자에게 할 일을 알려 주는 문장은 요청 형태로 쓰고 결과를 알려 주는 문장은 상태를 설명해도 됩니다. 자연스러운 주어 정리는 모든 문법 요소를 채우는 작업보다 반복을 줄이는 동안 처리 주체와 완료 수준을 보존하는 편집에 가깝습니다.
교정자는 절차에 등장하는 동사를 먼저 구분해 볼 수 있습니다. 표시된다, 전송된다, 검토한다, 승인한다는 서로 다른 일을 뜻합니다. 주어가 생략돼 있어도 어떤 상태를 알리는지가 분명한 문장은 그대로 둘 수 있습니다. 반대로 사람의 결정이 필요한 단계인데 누가 판단하는지 알 수 없다면 담당 주체를 확인해야 합니다. 자연스러운 문장이라는 이유로 동사의 완료 수준을 높이지 않는 것이 중요합니다.
가상의 자동 확인 메시지에 “요청이 도착했습니다”라고 적혀 있다면 이를 “담당자가 요청 내용을 확인했습니다”로 고치는 순간 의미가 달라집니다. 메시지가 발송됐다는 사실만으로 사람이 내용을 읽었다고 알 수는 없습니다. 실제 운영에서 무엇을 확인할 수 있는지 담당자에게 질문하고, 답을 받기 전에는 검토 완료 표현을 사용하지 않습니다. 이는 문체의 능동성과 무관한 사실 범위의 문제입니다.
반복 주어를 줄일 때에도 주체가 바뀌는 경계는 남깁니다. 이용자가 전송하고 시스템이 표시한 다음 담당자가 검토하는 흐름이라면 모든 문장을 같은 주어로 묶을 수 없습니다. 두 개의 연속 행동이 같은 담당자의 일인지 확인되면 그 부분은 함께 쓸 수 있습니다. 그러나 하나는 자동 동작이고 다른 하나는 사람의 확인이라면 짧더라도 구별하는 문장이 필요합니다.
최종 초안에는 독자가 지금 할 수 있는 일과 아직 기다려야 할 일을 표시해 봅니다. 주어를 보완하는 과정에서 기다릴 단계가 이미 끝난 것으로 바뀌었다면 원래 절차로 되돌립니다. 검수 메모에도 단순히 수동형을 수정했다고 적기보다 표시와 검토를 구분했다고 남기면 다음 작성자가 같은 의미 변화를 반복하지 않도록 도울 수 있습니다.