확인 후 연락합니다라는 문장은 짧지만 누가 무엇을 확인하고 누구에게 연락하는지 알기 어려울 수 있습니다. 앞뒤 문맥에서 담당자가 분명하다면 주어를 매번 반복할 필요는 없습니다. 그러나 이용자와 운영자가 번갈아 행동하는 안내에서는 생략된 주어가 혼란을 만들 수 있습니다. 검수할 때 각 행동 옆에 실제 담당자를 적어 보면 빠진 정보가 드러납니다.
신청서를 제출하면 검토 후 수정합니다라는 문장도 같은 방식으로 살펴봅니다. 검토는 운영자가 하고 수정은 신청자가 하는 절차라면 두 행동을 나눠 설명해야 합니다. 하나의 주어로 이어 읽었을 때 사실과 달라지는지를 확인하는 것입니다. 주어를 추가하기 전에 운영 절차부터 확인해야 문장 교정 과정에서 새로운 역할을 만들어 내지 않을 수 있습니다.
특히 요청, 승인, 전달처럼 상대방이 있는 행동은 방향을 봅니다. 담당자가 이용자에게 요청하는지 이용자가 담당자에게 요청하는지에 따라 다음 행동이 달라집니다. 문장을 읽은 사람이 자신이 해야 할 일을 말할 수 있는지 확인하면 모호함을 찾기 쉽습니다. 작성자가 설명을 보태야 이해된다면 공개 문장에도 그 설명이 필요한지 검토합니다.
첫 점검에서는 모든 문장에 주어를 억지로 넣지 않습니다. 주체가 바뀌는 곳, 단독으로 표시되는 문구, 앞 문장 없이 읽히는 안내를 우선 보완합니다. 같은 사람이 계속 행동하는 짧은 문단에서는 자연스럽게 생략할 수 있습니다. 목표는 문법 요소를 빠짐없이 나열하는 것이 아니라 누가 다음 일을 해야 하는지 독자가 잘못 판단하지 않도록 만드는 일입니다.
안내문에서 주체를 찾을 때는 동사부터 표시해 봅니다. 제출한다, 검토한다, 수정한다, 연락한다는 행동마다 담당자를 적고 실제 절차 담당자에게 확인합니다. 한 문장 안에서 역할이 두 번 바뀌면 문장을 나누는 것이 더 분명할 수 있습니다. 단순히 주어를 앞에 하나 추가하는 방식은 뒤의 행동까지 같은 사람에게 연결하는 오해를 남길 수 있습니다.
가상의 신청 안내를 “신청자가 자료를 보내면 운영 담당자가 내용을 확인합니다. 보완이 필요하면 담당자가 요청한 항목을 신청자가 수정해 다시 보냅니다”처럼 나눌 수 있습니다. 이 문구를 그대로 모든 절차에 적용하는 것이 아니라 실제 자료 전달 방향에 맞춰 조정해야 합니다. 운영자가 직접 수정하는 항목과 신청자의 동의가 필요한 항목이 다르다면 그 차이도 확인해야 합니다.
연락이라는 말 뒤에는 연락의 목적이 필요한 경우가 있습니다. 결과 통보인지, 추가 자료 요청인지, 일정 조율인지에 따라 이용자가 기다리는 내용이 달라집니다. 다만 실제로 정하지 않은 연락 기한이나 방법을 편집자가 만들어 붙이지 않습니다. 확인된 채널과 목적을 설명하고, 이용자가 먼저 문의해야 하는 상황이 있다면 그 조건을 별도 문장으로 표시합니다.
화면 일부만 읽히는 안내는 본문 전체와 다르게 검수합니다. 접수 완료 메시지나 알림 창은 앞 문단이 보이지 않기 때문에 본문에서는 자연스러운 주어 생략도 모호해질 수 있습니다. 해당 메시지만 읽고 누가 다음 행동을 할지 알 수 있는지 확인합니다. 운영자가 확인 중인 상태인데 이용자에게 추가 제출을 요구하는 것처럼 읽히거나, 반대로 이용자의 수정이 필요한데 기다리게 하는 문장이 없는지 살핍니다.