메시지를 다시 보내려는 이유가 무엇인지 먼저 적습니다. 최초 발송에 오류가 있어 내용을 바로잡으려는 것인지, 전달되지 않은 사람에게 보완하려는 것인지, 아직 필요한 절차를 마치지 않은 사람에게 알리려는 것인지에 따라 대상이 달라집니다. 목적을 정하지 않고 전체 명단을 다시 사용하면 이미 충분히 확인한 사람에게도 같은 안내가 반복됩니다.
그다음 실제로 확인할 수 있는 상태를 구분합니다. 발송 완료 기록이 있다는 사실이 수신자가 내용을 읽었다는 뜻은 아니며, 메시지를 열었다고 필요한 행동까지 마쳤다고 볼 수도 없습니다. 보유한 기록이 전달 상태인지 열람 상태인지 신청 완료 상태인지 확인하고 재발송 목적에 맞는 정보만 기준으로 사용합니다. 확인되지 않는 상태는 추정으로 채우지 않습니다.
가상의 신청 안내라면 신청이 완료된 사람을 제외할 수 있는지 검토하고, 내용 정정이라면 이전 안내를 받은 사람이 정정 사항을 알아야 하는지 판단합니다. 이 두 경우는 같은 명단을 쓰기 어렵습니다. 명단을 나눈 기준과 확인 시점을 기록하면 담당자가 바뀌어도 특정 수신자가 포함된 이유를 설명할 수 있습니다.
대상을 정한 뒤에는 재발송 문구도 목적에 맞게 바꿉니다. 수정된 내용이 있다면 무엇이 달라졌는지 앞부분에 쓰고, 미완료 안내라면 필요한 행동과 확인 경로를 분명히 합니다. 이미 완료한 사람에게도 도달할 가능성이 남아 있다면 현재 상태를 다시 확인할 수 있는 방법을 안내합니다. 같은 메시지를 반복하는 대신 이번 발송에서 새로 알려야 할 내용을 드러내는 것이 중요합니다.