원고를 다 쓰는 날을 발행일로 잡으면 검토 과정이 일정 밖으로 밀려납니다. 담당자가 읽고 의견을 주는 시간뿐 아니라 의견을 반영하고 다시 확인하는 시간도 필요하기 때문입니다. 계획표에는 작성 완료와 공개 완료를 서로 다른 단계로 두고 그 사이에 누가 무엇을 확인해야 하는지 적습니다.
검토 요청을 보낼 때는 원고 파일만 전달하지 말고 확인 범위와 회신 시점을 함께 제시합니다. 사실관계를 보는 사람과 표현을 다듬는 사람이 다르다면 역할을 구별해야 같은 문장을 서로 반대 방향으로 수정하는 일을 줄일 수 있습니다. 담당자가 여러 명일 때는 각자의 의견을 모아 작성자에게 전달할 사람도 정해 두는 편이 일정 관리에 도움이 됩니다.
발행일에서 거꾸로 필요한 구간을 배치해 봅니다. 최종 확인 전에 수정 시간을 두고, 그 앞에 첫 검토 회신일을 놓습니다. 검토자가 해당 기간에 실제로 확인할 수 있는지까지 확인해야 일정이 성립합니다. 가상의 단순한 원고와 자료 확인이 많은 원고에 같은 검토 시간을 일괄 적용하기보다 확인 항목과 참여 인원에 맞춰 기간을 정합니다.
회신이 늦어졌을 때의 처리도 미리 정할 수 있습니다. 의견이 없다는 이유로 자동 승인으로 간주하기보다 공개 책임자가 진행 여부를 판단할 수 있도록 현재 상태를 알립니다. 일정이 촉박해지면 반드시 확인할 항목과 다음 수정으로 넘길 항목을 책임자와 구분합니다. 계획표에서 검토 단계를 보이게 하는 목적은 지연 책임을 찾는 데 있지 않고 공개 전에 필요한 판단을 끝내는 데 있습니다.