이름과 디자인이 비슷한 안내서가 여러 개 있으면 독자는 파일을 연 뒤에도 자신에게 맞는 자료인지 확신하기 어렵습니다. 표지에는 큰 주제뿐 아니라 적용 대상과 용도를 드러내는 말이 필요합니다. 신규 이용자용인지 기존 이용자의 변경 절차용인지처럼 실제로 내용이 달라지는 기준을 먼저 확인합니다.
대상을 구분하는 표현은 내부 분류 코드보다 독자가 이해할 수 있는 이름으로 씁니다. 부서에서 쓰는 약칭을 모르면 표지의 안내가 역할을 하지 못할 수 있습니다. 대상이 여러 조건의 조합으로 정해진다면 가장 중요한 구분을 앞에 두고 필요한 조건을 짧게 덧붙입니다. 내용을 확인하지 않은 사람도 자신이 해당하는지 판단할 수 있는지 읽어봅니다.
적용 시점이나 판본이 중요한 자료는 표지와 파일 이름에서 구별할 수 있게 합니다. 파일을 받은 날짜가 곧 내용의 기준 날짜라고 오해하지 않도록 두 의미를 나눕니다. 같은 대상이라도 이전 절차를 설명한 자료가 남아 있다면 현재 안내와 차이를 표시합니다. 표지의 대상과 본문에서 실제로 다루는 범위가 같은지도 대조해야 합니다.
검수할 때는 비슷한 자료의 표지를 나란히 놓고 차이를 찾아봅니다. 색만 다르고 이름이 같다면 흑백 출력이나 작은 목록에서는 구분이 어려울 수 있습니다. 첫 페이지에 들어간 구체적인 단서가 파일 목록과 배포 설명에도 반영됐는지 확인합니다. 표지는 장식적인 시작 화면이 아니라 잘못된 자료를 읽기 전에 선택을 바로잡는 안내로 설계하는 편이 좋습니다.