예약 용어 사전은 단어 뜻을 읽는 데서 끝내지 말고 애매한 화면을 분류할 수 있어야 합니다. 이용자가 요청을 보내면 담당자가 가능한 일정을 확인한 뒤 승인하는 가상의 서비스를 정해 봅니다. 이 운영에서 요청 전송, 확인 대기, 일정 확정은 서로 다른 상태입니다. 화면에 신청 완료라고만 쓰면 어느 단계가 끝났는지 알 수 없습니다.
요청이 저장됐고 담당자의 검토를 기다린다면 “요청 접수 완료, 일정 확인 중”이라고 표현할 수 있습니다. 전송 버튼을 눌렀지만 저장 성공을 확인하지 못했다면 접수 완료로 분류하지 않습니다. 담당자가 일정을 승인한 뒤에야 예약 확정이라는 말을 씁니다. 불가능한 일정으로 반려했다면 “접수된 요청은 예약으로 확정되지 않았습니다”처럼 지나온 상태와 현재 결과를 함께 알립니다.
내부 보고서의 전환도 이 경계에 연결합니다. 목표를 요청 전송 성공으로 정했다면 그 전환에는 확인 대기와 나중에 반려된 요청이 포함될 수 있습니다. 이를 예약 확정 건수라고 바꾸어 부르면 화면의 의미와 집계가 어긋납니다. 전송 시도, 접수 성공, 일정 확정 중 무엇을 세는지 구분하고 재시도한 요청을 같은 건으로 볼지도 집계 기준에 남깁니다.
검수자는 상태가 다른 예시를 용어 사전에 대입해 봅니다. 전송 실패인데 완료 화면이 뜨거나 확인 대기 알림에 확정이라는 말이 들어 있으면 해당 문구를 고칩니다. 반려 후 다시 요청하는 경우도 새 접수인지 기존 요청 수정인지 운영 기준으로 판단합니다. 이처럼 어떤 상황에는 사용할 수 없는 말까지 정해야 화면 안내와 보고서가 같은 예약 과정을 설명할 수 있습니다.
용어 사전을 수정하면 화면 문구만 바꾸지 말고 담당자가 보내는 안내문에도 같은 구분이 남는지 봅니다. 가상의 확인 대기 상태에서 상담자가 “예약됐습니다”라고 답하면 시스템 화면이 정확해도 이용자는 확정으로 이해할 수 있습니다. 요청 접수와 일정 확정 사이에 어떤 확인이 남았는지를 담당자도 설명할 수 있어야 합니다. 상태의 이름은 짧게 유지하되 각 상태로 넘어가는 조건과 사용하면 안 되는 표현을 함께 관리합니다.