금액이 아니라 포함 업무가 다르기 때문입니다
여러 대행사에서 제안서를 받으면 가장 먼저 눈에 들어오는 것은 총액입니다. 그런데 한 곳은 홈페이지 수정과 지도 정보 관리, 블로그 원고를 모두 포함하고, 다른 곳은 광고 집행만 포함한다면 두 금액은 같은 선에서 비교할 수 없습니다. 이름이 비슷한 항목이라도 실제로 해 주는 일의 깊이가 다른 경우가 많습니다.
그래서 제안서를 읽기 전에 내부에서 먼저 원하는 일의 목록을 만들어 두는 편이 좋습니다. 현재 고객이 문의하는 경로가 어디인지, 어떤 채널이 이미 운영되고 있는지, 새로 맡기고 싶은 일이 무엇인지를 적어 두면 제안서마다 빠진 항목과 겹치는 항목이 눈에 보입니다. 비교의 출발점은 대행사가 아니라 우리 쪽의 업무 목록입니다.
같은 기준표에 제안서를 옮겨 적기
업무 목록을 세로로 놓고 대행사를 가로로 놓은 표를 한 장 만듭니다. 각 칸에는 포함, 별도 비용, 해당 없음 중 하나를 적고, 제안서에 명확히 쓰여 있지 않은 칸은 빈칸으로 남겨 질문 목록으로 바꿉니다. 말로만 가능하다고 들은 내용은 문서에 적어 달라고 요청하는 것이 안전합니다.
비용도 같은 방식으로 나눕니다. 광고 매체에 쓰이는 비용, 대행 수수료, 콘텐츠 제작비, 촬영이나 디자인 비용, 사이트 수정 비용이 한 줄로 합쳐져 있으면 무엇을 줄이면 얼마가 달라지는지 알 수 없습니다. 항목별로 쪼개 받으면 불필요한 업무를 빼거나 내부에서 맡을 부분을 정하기도 쉽습니다.
작업량과 승인 책임을 숫자와 이름으로 확인하기
월간 작성 건수와 수정 가능 횟수는 협업의 체감 품질을 크게 좌우합니다. 수정 요청이 몇 번까지 포함인지, 급한 수정은 얼마나 걸리는지, 작업 요청은 어떤 창구로 받는지를 확인합니다. 숫자가 정해져 있지 않으면 나중에 서로 다른 기대를 갖게 되기 쉽습니다.
더 중요한 것은 원고의 사실관계를 누가 승인하는가입니다. 영업시간, 서비스 범위, 이용 조건처럼 사업자만 알 수 있는 정보는 사업자가 기준 자료를 주고 대행사가 문장으로 옮기며, 공개 전에 사업자가 확인하는 흐름이 일반적입니다. 이 단계가 제안서에 없다면 오래된 정보가 그대로 게시될 위험이 있으므로 담당자와 확인 방법을 직접 물어봅니다.
계정 권한과 원본 자료는 계약 전에 정해 둡니다
광고 계정과 지도 정보, 블로그 같은 채널의 소유자가 누구로 등록되는지는 업무 범위만큼 중요합니다. 사업자 명의로 개설하고 대행사에는 필요한 권한만 부여하는 방식이 협업이 끝난 뒤의 혼란을 줄여 줍니다. 관리자 권한이 대행사에만 있으면 계약이 종료될 때 접근 자체가 어려워질 수 있습니다.
촬영한 사진이나 제작한 디자인의 원본 파일, 사용 가능한 범위와 기간도 확인 대상입니다. 인물이나 후기 자료가 들어간다면 사용 동의와 광고 표시 기준을 누가 점검하는지도 정해야 합니다. 계약 종료 시 어떤 자료를 어떤 형식으로 넘겨받는지를 문서에 적어 두면 인계 단계에서 다툼을 줄일 수 있습니다.
순위 보장 같은 문구는 업무 범위를 대신하지 못합니다
제안서에 단기간 상위 노출이나 특정 순위를 약속하는 표현이 있다면 한 번 더 살펴야 합니다. 검색 결과는 환경과 시점에 따라 달라지고 대행사가 통제할 수 없는 요소도 많습니다. 결과에 대한 약속보다 어떤 작업을 어떤 주기로 하는지가 구체적으로 적힌 제안서가 평가하기에 더 좋습니다.
보고 방식도 비교 항목에 넣습니다. 노출 수와 클릭 수만 보내는 보고서보다, 어떤 서비스에 맞는 문의가 들어왔는지와 고객이 조건을 잘못 이해한 지점이 어디인지까지 정리해 주는 보고서가 다음 수정에 쓸모가 있습니다. 수정 내역과 실제 공개 화면이 일치하는지 사업자가 대조할 수 있는 형태인지도 확인합니다.
선택 뒤에 확인할 운영 절차
최종 선택에서는 가장 많은 일을 약속한 곳보다, 현재 정보를 정확하게 승인하고 고칠 수 있는 절차를 갖춘 곳을 고르는 편이 오래 갑니다. 운영시간이나 안내가 바뀌었을 때 각 채널을 고치는 기한과 담당자가 정해져 있는지, 오류를 발견했을 때 어떤 경로로 알리는지를 계약서나 부속 문서에 남겨 둡니다.
마지막으로 비교표는 계약 후에도 버리지 않고 첫 달 점검표로 씁니다. 약속된 항목이 실제로 수행되고 있는지 달마다 체크하면 협업이 느슨해지는 것을 막을 수 있습니다. 업체의 조건과 사업장 상황은 저마다 다르므로 표의 항목은 실제 업무에 맞게 조정해서 사용하시기 바랍니다.