마케팅 자료를 파일 형식별로 나누면 정돈돼 보이지만 지난 캠페인의 결과물을 찾을 때 여러 폴더를 오가야 할 수 있습니다. 분류를 정하기 전에 최근 다시 꺼낸 자료를 살펴보고 무엇을 단서로 찾았는지 기록합니다. 캠페인 이름, 진행 시기, 게시 채널, 결과물 종류 중 실제로 먼저 떠올리는 기준이 상위 분류의 후보가 됩니다.
하나의 자료가 여러 기준에 해당할 때는 대표 저장 위치를 정합니다. 같은 파일을 모든 폴더에 복사하면 어느 것이 현재 쓰는 판본인지 혼동할 수 있습니다. 관련 자료는 연결이나 목록으로 찾게 하고 파일의 사용 상태를 구분합니다. 제작 중인 원고와 이미 공개한 결과물이 같은 이름으로 섞여 있지 않은지도 살펴볼 필요가 있습니다.
어디에 넣을지 어려운 자료는 임시 분류에 모으되 이유를 함께 남깁니다. 반복해서 비슷한 자료가 모이면 새 분류가 필요한지 검토합니다. 한 번 애매했다는 이유만으로 상위 폴더를 계속 늘리면 다음 사람도 같은 판단을 해야 합니다. 폴더 이름만으로 자료의 범위를 이해할 수 있는지 실제 사용자의 찾기 과정을 보고 조정합니다.
새 체계는 일부 캠페인이나 최근 자료에 먼저 적용해 봅니다. 작업자가 필요한 이미지를 찾고 이전 게시본과 기준 원고를 구분할 수 있는지 시험합니다. 막힌 사례를 반영한 뒤 과거 자료로 범위를 넓히고 옮긴 구간을 기록합니다. 좋은 분류는 정해진 폴더 수를 지키는 상태보다 다시 사용할 자료와 그 맥락을 적은 탐색으로 찾을 수 있는 상태에 가깝습니다.
분류를 바꾼 직후에는 최근 실제로 찾았던 자료 몇 개를 다시 찾아봅니다. 익숙한 담당자의 기억 없이도 새 위치를 고를 수 있어야 합니다.