자료가 늘어나면 파일을 찾는 일보다 어떤 값을 믿고 써야 하는지 판단하는 일이 어려워질 수 있습니다. 저장 구조를 정할 때는 수집한 원본과 정리한 결과를 구분하고 둘의 관계를 찾을 수 있게 합니다. 가공 과정에서 값을 고쳤다면 무엇을 기준으로 바꿨는지 남겨야 나중에 원래 자료로 돌아가 확인할 수 있습니다.
파일 이름에는 목록에서 구분하는 데 필요한 정보를 넣습니다. 대상, 기준 날짜, 용도, 판본 중 실제로 찾을 때 쓰는 항목을 고르고 순서를 정합니다. 모든 정보를 이름에 넣어 길게 만들기보다 자세한 설명은 관리 기록과 연결할 수 있습니다. 새 규칙을 적용할 때 기존 파일을 바꿀 범위와 그대로 보관할 범위를 표시해 혼합된 상태에서도 찾을 수 있게 합니다.
표를 저장한다면 한 행이 무엇을 뜻하는지 명시합니다. 개별 건과 하루 합계가 섞이면 같은 값을 두 번 세거나 비교 단위를 잘못 잡을 수 있습니다. 항목의 단위와 비어 있는 값의 의미도 함께 정합니다. 일부 행을 원자료와 대조해 한 행의 정의가 실제 기록에서도 지켜지는지 확인하면 구조의 문제를 일찍 찾을 수 있습니다.
열을 추가하거나 이름을 바꿀 때에는 과거 자료와의 대응 관계를 남깁니다. 새 항목이 예전 항목을 나눈 것인지 완전히 다른 값인지 설명해야 이어서 사용할 수 있습니다. 변경 후에는 오래된 자료를 실제로 읽어 필요한 정보가 유지되는지 확인합니다. 저장 구조의 목적은 폴더를 깔끔하게 보이게 하는 데 그치지 않고 자료의 출처와 의미를 계속 추적할 수 있게 하는 데 있습니다.