퇴사자 계정을 정리할 때 모든 계정을 삭제하는 일과 접근 권한을 끝내는 일은 구분해야 합니다. 계정 안에 업무 자료가 있거나 외부 서비스의 소유자가 개인 계정으로 지정돼 있을 수 있기 때문입니다. 퇴사 일정이 확정되면 사용하는 서비스, 보유 권한, 인계할 자료를 목록으로 만들고 각 항목의 처리 담당자를 정합니다.
계정 목록에는 로그인 이름만 넣지 않습니다. 문서 소유자, 결제 알림 수신자, 복구 연락처처럼 운영에 연결된 역할도 확인합니다. 자료는 조직에서 정한 범위와 보관 기준에 따라 인계하고, 누구에게 무엇을 넘겼는지 기록합니다. 개인 자료와 업무 자료를 구분할 필요가 있는 경우에는 정해진 담당 절차로 확인해 임의로 모두 이전하지 않습니다.
접근 종료 시점에는 개인 계정의 상태뿐 아니라 공유해 쓰던 접근 수단도 검토합니다. 공용 계정, 공동 작업 공간, 별도로 발급된 접근 권한 중 해당 인원과 관련된 범위를 확인합니다. 필요한 변경은 서비스의 관리 절차에 따라 진행하고 다른 사용자의 업무가 이어지는지도 점검합니다. 비밀번호를 바꿨다는 기록 하나로 모든 경로가 정리됐다고 보지 않습니다.
처리 후에는 남은 소유권과 자동 알림을 다시 확인합니다. 퇴사자 주소로 청구나 운영 안내가 계속 도착한다면 이전하지 않은 역할을 찾는 단서가 될 수 있습니다. 회수 목록에는 완료 여부와 확인한 결과를 남기고 미완료 항목은 담당자에게 연결합니다. 계정 정리는 사람의 퇴사를 표시하는 작업에 그치지 않고 접근과 업무 연속성을 함께 정리하는 과정입니다.
자료를 인계받은 담당자는 자신의 계정으로 필요한 문서를 열어 봅니다. 퇴사자의 화면에서 열렸다는 확인만으로 업무가 이어진다고 판단하지 않습니다. 접근 제한이 필요한 자료는 인계 목록 안에서도 따로 표시합니다.