긴 문단을 줄일 때 덜 중요한 문장을 삭제하면 읽기는 편해질 수 있습니다. 그러나 길게 붙은 문장이 예외나 적용 조건을 설명했다면 삭제 뒤 뜻이 달라질 수 있습니다. 편집 전에 핵심 답, 대상, 조건, 예외를 구분해 표시하고 수정본에도 필요한 정보가 남아 있는지 대조합니다. 문장 수가 줄었다는 사실만으로 개선을 판단하지 않습니다.
목록으로 바꿀 때에는 앞 문장에 걸려 있던 공통 조건을 확인합니다. 특정 대상에게만 해당하는 여러 항목을 목록으로 옮기면서 대상 설명이 떨어지면 누구나 적용되는 것처럼 보일 수 있습니다. 목록의 제목이나 바로 앞 문장에 범위를 밝혀 각 항목의 관계를 유지합니다. 한 항목만 다른 조건을 가진다면 해당 항목에서 차이를 설명합니다.
중복처럼 보이는 문장도 역할을 살펴본 뒤 덜어냅니다. 같은 용어를 반복하더라도 한쪽은 정의이고 다른 쪽은 실제 행동 안내일 수 있습니다. 반대로 표현만 다를 뿐 같은 답을 되풀이한다면 합쳐도 됩니다. 원고를 줄이는 이유가 글자 수 맞추기라면 무엇을 삭제할지보다 내용을 다른 위치로 옮길 필요가 있는지 먼저 검토합니다.
최종 확인은 원문을 보지 않은 사람이 수정본만 읽는 방식으로 할 수 있습니다. 적용 대상과 해야 할 일을 설명하게 한 뒤 원래 정보와 비교합니다. 빠진 조건을 작성자가 말로 보충해야 한다면 본문에도 보완이 필요합니다. 짧은 문단의 장점은 필요한 내용을 찾기 쉬워지는 데 있으므로, 내용을 희생하지 않고 구조를 바꿨는지 확인하는 절차가 중요합니다.
조건을 표시할 때는 문장 앞에 붙은 짧은 부사나 조사도 읽어야 합니다. 사전 확인을 마친 경우에만 가능하다는 표현에서 경우에만을 지우면 적용 범위가 달라집니다. 예외가 긴 문장 뒤에 붙어 있다는 이유로 부연 설명으로 분류하지 않고 결론을 제한하는 정보인지 먼저 판단합니다.
내용을 접힘 영역으로 옮기는 선택도 삭제와 비슷한 검토가 필요합니다. 기본 답을 이해하는 데 꼭 필요한 조건을 접어 두면 독자가 펼치지 않고 잘못된 결론을 얻을 수 있습니다. 추가 예시나 세부 배경은 접을 수 있어도 이용 가능 여부를 바꾸는 항목은 핵심 답 가까이에 남기는 편이 명확합니다.
가상의 안내를 짧게 고친 뒤 검수자는 두 가지 상황을 넣어 읽을 수 있습니다. 일반 조건에 해당하는 사람과 예외에 해당하는 사람이 각각 무엇을 해야 하는지 수정본만으로 답해 봅니다. 두 사람이 같은 행동을 하게 되는데 실제 운영은 다르다면 줄인 문단에서 분기 조건을 잃었을 가능성이 있습니다.
검수 기록에는 보존한 조건과 옮긴 위치를 적습니다. 원고의 길이가 줄었다는 수치만 남기면 다음 편집자가 남아 있는 조건도 군더더기로 볼 수 있습니다. 필요한 설명을 유지하기 위해 문장을 둘로 나누거나 목록 제목을 구체화한 선택을 기록하면 이후 글자 수 조정 때에도 의미를 지킬 수 있습니다. 문단의 연결을 바꾸었을 때 대명사가 가리키는 대상도 다시 확인합니다. 앞 문장을 삭제하면 그것이라는 말이 의미를 잃을 수 있습니다.