문단이 길다고 모두 나눠야 하는 것은 아닙니다. 하나의 복잡한 이유를 차근차근 설명하는 문단과 신청 대상, 일정, 준비물을 한꺼번에 담은 문단은 읽기 어려운 원인이 다릅니다. 첫 점검에서는 글자 수를 세기 전에 이 문단이 답하는 질문을 적어 봅니다. 서로 다른 질문이 여러 개 나온다면 나눌 지점이 있을 가능성이 큽니다.
신청 대상 설명에서 시작해 제출 방법으로 넘어간다면 독자가 찾는 정보도 달라집니다. 그 전환 지점에 문단을 나누거나 소제목을 둘 수 있습니다. 반면 앞의 이유를 이해해야 뒤의 설명이 성립한다면 가까이 두는 편이 낫습니다. 줄 수를 같게 맞추려고 중간에서 끊으면 내용의 관계가 흐려져 다시 읽어야 할 수 있습니다.
문단의 첫 문장과 마지막 문장만 읽어 보는 방법도 도움이 됩니다. 처음에 제시한 주제에서 벗어나 다른 결론으로 끝나는지 확인합니다. 중간에 들어간 사례가 원래 질문을 설명하는지, 별도 정보가 끼어든 것인지 살펴봅니다. 필요 없는 설명을 덜어낼 때는 단순히 길다는 이유보다 해당 질문에 답하지 않는다는 근거를 갖는 편이 좋습니다.
분리한 뒤에는 각 문단이 독립적으로도 무엇을 말하는지 알 수 있어야 합니다. 앞 문단에서만 밝혔던 대상이나 조건이 필요하면 짧게 이어 줍니다. 휴대전화에서 읽을 때 주제 전환이 눈에 들어오는지도 확인합니다. 문단 검수의 목표는 화면을 짧은 조각으로 채우는 것이 아니라 독자가 원하는 질문의 답을 찾고 끝까지 이해하도록 구조를 만드는 일입니다.
문단을 나누기 전에 각 문장 옆에 어떤 질문에 답하는지 짧게 표시해 봅니다. 신청 대상에 관한 문장 다음에 제출 자료와 마감 시각이 섞여 있다면 독자가 찾을 정보의 단위가 달라진 것입니다. 같은 주제라는 이유로 한 문단에 유지하기보다 질문이 바뀌는 자리에서 구분할 수 있습니다. 반대로 이유와 그 이유를 설명하는 사례는 같은 질문에 답한다면 가까이 둘 수 있습니다.
가상의 방문 안내에서 준비물을 설명하다가 주차장 입구를 소개하고 다시 준비물의 예외로 돌아온다고 해 보겠습니다. 문단을 세 개로 나누는 것만으로는 준비 설명이 끊긴 상태가 남습니다. 먼저 준비물과 예외를 이어 놓고 이동 안내를 별도 위치로 옮기는 편이 읽는 순서를 분명하게 할 수 있습니다. 문단 분리는 내용 재배치와 함께 검토해야 합니다.
새 문단의 첫머리에 ‘다만’이 있다면 무엇의 예외인지 가까이 보이는지 확인합니다. 페이지가 바뀌거나 작은 화면에서 위 문단이 보이지 않을 때 예외만 독립된 조건처럼 읽힐 수 있습니다. 필요한 대상이나 기준을 짧게 반복하면 뜻을 보존할 수 있지만 앞 내용을 그대로 복제해 문단을 늘릴 필요는 없습니다.
소제목은 분리한 문단의 질문을 드러낼 때 사용합니다. 모든 짧은 문단마다 제목을 붙이면 오히려 논리의 이어짐이 조각날 수 있습니다. 독자가 직접 찾을 만한 정보 단위에 제목을 두고 그 아래에서 이유와 예시가 자연스럽게 연결되는지 읽어 봅니다.
최종 검수에서는 원래 문단과 수정 문단을 비교해 빠진 조건이 없는지 확인합니다. 읽기 편해졌다는 인상만으로 승인하지 않고 같은 질문에 같은 범위의 답을 제공하는지 살핍니다. 문단을 나눈 뒤 추가 설명이 더 필요해졌다면 주어와 적용 대상이 떨어진 것은 아닌지 먼저 점검합니다.