용어를 하나로 정한 뒤 찾아 바꾸기를 실행하면 작업은 빠르게 끝납니다. 하지만 같은 글자가 늘 같은 대상을 뜻하는 것은 아닙니다. 접수를 신청으로 바꾸려 할 때도 민원 접수와 행사 신청은 서로 다른 과정일 수 있습니다. 바꾸기 전에 검색된 문장을 모아 의미별로 나누고, 새 용어를 적용할 범위를 확정해야 합니다.
상태를 나타내는 말은 특히 주의해서 봅니다. 대기, 확인 중, 확정처럼 이후 행동이 달라지는 이름은 비슷해 보여도 서로 바꿔 쓸 수 없습니다. 내부에서 같은 뜻으로 쓰고 있었다면 먼저 실제 처리 단계를 확인합니다. 운영 기준이 분명하지 않은 상태에서 단어만 정리하면 이용자는 진행 상황을 잘못 이해할 수 있습니다.
과거 자료와 인용문에는 이전 이름이 남아 있어야 하는 경우도 있습니다. 당시 명칭을 현재 명칭으로 모두 바꾸면 자료의 맥락이 달라질 수 있으므로 본문을 유지하고 필요한 설명을 덧붙일지 결정합니다. 공식 이름이 포함된 문서 제목이나 외부 자료명 역시 원자료와 대조합니다. 현재 안내를 통일하는 범위와 기록을 보존하는 범위를 나누어 관리합니다.
반영 후에는 바뀐 단어가 들어간 문장만 읽지 말고 앞뒤 설명도 확인합니다. 새 이름의 길이 때문에 버튼이 잘리거나 조사와 어울리지 않을 수 있습니다. 변경 목록에는 적용한 곳과 제외한 곳, 제외 이유를 남깁니다. 다음 작업자가 제외 항목을 빠진 수정으로 오해하지 않도록 해야 용어 통일이 반복적인 되돌리기 없이 유지될 수 있습니다.
검색 결과를 바로 수정 대상으로 넘기지 말고 바꿀 문장, 유지할 문장, 확인할 문장으로 나눕니다. 세 번째 구역이 있어야 애매한 표현을 편의상 전부 바꾸지 않을 수 있습니다. 가상의 사이트에서 신청이라는 말이 서비스 요청과 뉴스레터 구독에 함께 쓰인다면 두 기능의 상태가 같은지부터 확인합니다. 새 용어를 정한 이유가 어느 기능에만 해당한다면 다른 기능은 변경에서 제외할 수 있습니다.
문자열 일부가 더 긴 이름 안에 포함된 경우도 확인합니다. 하나의 단어를 고치려다 공식 서비스명이나 첨부 파일명까지 변하면 연결이 끊기거나 자료를 찾기 어려워질 수 있습니다. 특히 화면에 보이는 이름과 시스템에서 사용하는 식별값은 같은 작업으로 처리하지 않습니다. 사람에게 읽히는 문구의 변경을 요청한 것인지 기능의 값까지 바꾸는 것인지 범위를 명확히 합니다.
확정 전에 몇 개의 대표 문장을 먼저 적용해 읽어 보면 조사와 어순 문제를 발견할 수 있습니다. 짧은 버튼에서는 자연스러운 표현도 긴 설명 안에서는 다른 뜻으로 읽힐 수 있습니다. 예외 문장을 발견하면 해당 한 건만 되돌리는 데서 끝내지 말고 같은 문맥이 다른 곳에도 있는지 확인합니다.
최종 변경 기록에는 제외 이유를 검색할 수 있는 형태로 남깁니다. 외부 자료 제목 보존, 과거 상태 기록 유지처럼 이유를 구체적으로 적으면 다음 담당자가 일괄 변경을 다시 실행할 때 보호할 항목을 이해할 수 있습니다. 예외를 관리하는 일은 통일을 포기하는 것이 아니라 같은 기준을 정확한 범위에 적용하는 과정입니다. 변경 범위를 먼저 합의합니다.