게시물을 고치려고 저장한 자료가 많아지면 어떤 문장을 왜 바꾸려 했는지 오히려 찾기 어려워질 수 있습니다. 발행 기록은 자료를 모두 복사해 쌓는 장소보다 수정 판단을 되짚을 수 있는 안내표에 가까워야 합니다. 대상 게시물과 고칠 부분을 먼저 적고, 그 변경을 뒷받침하는 자료만 해당 항목에 연결해 보세요.
한 항목에는 기존 내용, 수정하려는 이유, 확인한 근거의 위치를 함께 남깁니다. 원문을 길게 붙이기보다 근거가 답한 질문을 짧게 요약하고 다시 열어 볼 주소와 확인 날짜를 적습니다. 같은 주소를 여러 차례 저장했다면 최신 확인 기록에 모으되 예전 내용과 달라진 점이 중요한 경우에는 비교할 자료를 따로 보관합니다.
확인된 수정과 아직 판단하지 못한 질문을 분리하면 메모를 짧게 만들기 쉽습니다. 의문이 해결되지 않았는데 정리 과정에서 그 줄을 지우면 나중에 확인이 끝난 것으로 오해할 수 있습니다. 누구에게 어떤 내용을 물어야 하는지 남기고, 답을 받은 뒤 변경 여부를 결정하세요. 작성 표현을 다듬는 일과 사실을 새로 확인하는 일도 다른 상태로 표시하는 편이 좋습니다.
발행 직전에는 최종 원고의 변경 부분이 기록한 이유와 맞는지 읽어 봅니다. 편집 중 수정 범위가 늘어났다면 새 근거가 필요한 부분을 추가로 확인합니다. 발행 후 기록에는 적용일과 남은 후속 작업만 보충하고 사용하지 않은 자료는 참고 목록으로 옮깁니다. 다음 담당자가 자료 전체를 다시 읽지 않아도 무엇을 확인하고 어떤 결정을 했는지 알 수 있으면 기록의 역할을 다한 것입니다.